SharePoint 2010-1 : SharePoint Workspace 2010 nedir ve nasıl kullanılır?

Eğer sizler de, yüklediğiniz Office 2010 programları arasında SharePoint Workspace 2010 programını merak ediyorsanız yazımıza bir göz atabilirsiniz!

Nedir?

SharePoint Workspace 2010 bir dosya paylaşma programıdır. Bu programda istediğiniz kişiler ile dosya paylaşımı yapmak mümkün hale geliyor. Bu uygulamada sadece 2 kişi ile dosya paylaşımı yapmayı bırakın, 3, veya daha fazla kişi ile dosya paylaşımı yapabilirsiniz. Bu programda 10.000 tane dosya depolayabilirsiniz. Ancak ne yazık ki, tam olarak boyutunu, yani "Kaç GB'lık bir kapasitesi var?" onu bilemiyorum. İnternet'te araştırma yaptım, ancak yine tam olarak boyutu ile ilgili bir şey bulamadım.

Nasıl çalışır?

2 bilgisayar arasında bir paylaşım testi yaptım ve şu sonuçlara ulaştım: Bu program yarı internet üzerinden yarı bilgisayar üzerinden çalışmakta. Yani; dosyaları depolamaya başlamak için bir çalışma alanı oluşturmak gerekiyor ve bu çalışma alanı bilgisayarda depolanıyor. Ancak; dosyaları da çalışma alanına yüklerken o dosyanın boyutu kadar İnternet gidiyor (diye tahmin ediyorum) ve aynı zamanda da çalışma alanına başka bir bilgisayardan erişmek için de çalışma alanı karşıdan yükleniyor. Yani nasıl çalıştığı hakkında fazla bir bilgim yok. Sadece bunlar benim tahminlerim. Daha iyi, daha net olarak bildikleriniz varsa yorumlara yazın, çekinmeyin artık :)

Nerelerde kullanılır/kullanabilirim?

Genellikle büyük iş yerlerinde ekip olarak dosya paylaşımı yapmak için kullanabilir, ancak; siz evinizde birkaç bilgisayar barındırıyor sanız, bu bilgisayarlar İnternet'e bağlı ve bu bilgisayarların birer sahibi varsa evinizde de küçük Word, Excel dosyalarını paylaşmak için kullanabilirsiniz. 

Çalışmaya başlama:

Öncelikle programı: Başlat menüsü>Tüm programlar>Microsoft Office klasörüne tıklatalım> SharePoint Workspace 2010 programını seçerek başlatalım.

Ardından bir hesap oluşturalım. Bunun için karşımıza çıkan pencereden Yeni hesap oluştur diyelim. Eğer bir ".grv" dosyasına sahipseniz, zaten oluşturduğunuz bir hesabı geri yükleyebilirsiniz.

Ardından İsmimizi, Soy İsmimizi ve E-Posta adresimizi girerek hesabımızı oluşturalım. E-Posta istemesinin sebebi şudur: Hesap bilgileriniz ve bütün dünyadaki hesap bilgileri "Ortak Dizin" adı verilen bir yerde toplanır. E-Posta'da ad çakışmalarını önlemek için istenir. Ad çakışması: Örneğin; Ahmet Veli adında birini eklemek istiyorsunuz. Ama kimin hangi Ahmet Veli olduğunu nereden bileceksiniz? İşte, E-Posta adresi bu durumlarda işe yarıyor.

Hesap oluşturma için biraz bekledikten sonra karşımıza başlatma çubuğu (diğer bir anlamda ana sayfa, ana ekran) penceresi gelecektir.

Şimdi, "Dosyaları depolama" ve "Kişiler ile çalışma" kısımlarına gelecek olursak, onu da hemen göstereyim.

Dosyaları depolamak için bir çalışma alanı gerekiyor demiştik. Bunun için 3 seçeneğiniz var:

1. SharePoint Çalışma alanı: SharePoint aslında tarayıcı arayüzünde çalışan bir dosya depolama sitesidir. Yine SharePoint Workspace 2010 programında olduğu gibi birkaç kişi ile çalışabilirsiniz. Bu çalışma alanı şu işe yarar: Dosyaları SharePoint sitesine girip yönetmektense, bu programda yönetin. Yani bu olayı Outlook'a E-Posta hesabı eklemek gibi düşünün. E-Posta yazmak için neden tarayıcıyı açarsınız ki? Direk Outlook'a tıklayın, oradan yazın olayına benzer.
2. Groove çalışma alanı: Bu yazımıza ele alacağımız çalışma alanı türüdür. Bu yazının başlarında da dediğim gibi yarı İnternet, yarı bilgisayar ile çalışır. Bu çalışma alanı türü; çalışma alanının bir bilgisayarda bulunduğu, ancak kişilerin erişimi ve dosyaların yüklenmesi için ağ bağlantısı gerektiren çalışma alanı türüdür.
3. Paylaşılan klasör: Bu da bir nevi çalışma alanına benzer. Ancak bir klasörde, zaten hali hazırda dosyalar vardır. Ve bu seçenek ise, zaten klasörde olan dosyaları seçtiğiniz kullanıcılar ile paylaşmaya yarar. Sıfırdan dosya oluşturup, dosyaları bir yerde depolayıp, düzenlemek istiyorsanız 2. maddeye bakınız.

Bu menüden Groove çalışma alanı diyelim ve çalışma alanına bir isim verelim. Çalışma alanı oluşturduktan sonra başlatma çubuğuna (ana pencere) geri dönün ve kişi ekle butonuna tıklayın.

Karşınıza gelen pencereden eklemek istediğiniz kullanıcının E-Posta adresini yazın. Eğer arattığınız kişiler arasında doğru kişiyi bulduysanız, kişinin ismine tıklayın ve ekle butonuna basın. 

Bu alanda kişiyi ismine göre aramanızı önermem, çünkü; aynı ada sahip bir sürü kişi olur ve bu kişilerden yanlışlıkla, istemediğiniz kişiyi ekleyebilirsiniz. Ancak 1234@e-posta.com E-Posta adresinden aynısının olma ihtimali yoktur. Yani her E-Posta adresi farklıdır. Yani kişi eklemeden önce o kişinin E-Posta adresini öğrenmeli, sonra o E-Posta adresine sahip olan kişiyi arattığınızda, eklemek istediğiniz kişiye: "Bu senin E-Posta adresin mi?" diye sormalı ve ondan sonra eklemelisiniz. Böylece yanlış kişi ekleme olasılığı ortadan kalkmış olur.

Kişiyi ekledikten sonra artık çalışmaya başlayabilirsiniz. Herkes birbirini ekleyebilir. Siz eklemek istediğinizi ve eklemek istediğiniz kişi de sizi ekleyebilir.

Şimdi; "Bir kişiyi çalışma alanına davet etme" kısmına geçelim.

Bunun için çalışma alanı penceresinde sol alt kısımda bulunan "Üyeler" kısmına gelelim ve ardından o bölümde bulunan "Çalışma alanına davet:" arama kutusunun yanında bulunan "Diğer" bağlantısına tıklatalım. 

Ardından karşımıza çıkan pencerede eklediğimiz kişileri görebilmek için arama kutusunun yanındaki ok butonuna tıklatalım.

Açılan listede eklediğimiz ve SharePoint Workspace programında çevrim içi olan kişiler görüntülenir. Listeden, istediğiniz kişiyi çalışma alanına davet edebilirsiniz. İsterseniz davet hakkında alttaki yere bir yazı da yazıp gönderebilirsiniz. Ardından karşıdaki kişinin davetinizi kabul etmesi gerekmektedir. Karşıdaki kişi daveti kabul ettikten sonra artık çalışmaya başlayabilirsiniz.

Aynı dosyayı düzenleme

Evet bu mümkündür. Örneğin bir Excel sayfasında, hücrelere veriler yazabilirsiniz. Aynı zamanda da başka bir kişi, başka bir Excel sayfasına veya hücresine başka bir veri girebilir. Aynı hücreye bir şey yazmak istediğinizde son yazılan veri mevcut olur. Yani: Siz hücreye 123 yazdınız, daha sonra çalışma alanındaki biri o hücrede yazan 123 ü 1234 e çevirdi. Ve son olarak 1234 yazıldığı için hücrede 1234 görünür. Aynı şey Word, PowerPoint gibi programlarda da geçerlidir. Anlatığım örneği yazılar üzerinde düşünün.

Değişiklikler eş-zamanlı olarak mı eşitleniyor?

Hayır, ancak dosyadaki düzenlemelerinizi kaydedip, dosyayı tekrar açtığınızda, dosyada, diğer kişilerin yaptığı düzenlemeler görünür.

Hangi tür dosyaları depolayabilirim?

Masaüstünüzde, sağ tık yapıp, yeni menüsünde oluştura bildiğiniz her şey

Bir kitaplık dahi ekleyebilirsiniz, ancak Evrak çantası ekleyemezsiniz.

Yazı sonundan önce:

Yazılarımdaki değişiklikler:

Artık yazılarda resim de kullanmaya karar verdim. Böylece, oluşacak bir kafa karışıklığında resimlerden yararlanabilirsiniz.

Son

Evet bugünkü yazımızın da sonuna gelmiş bulunmaktayız. SON DURAK YAZI SONU xD şaka şaka :), her neyse, bir yanlışım varsa lütfen yorumlara yazın. Artık çekinmeyin yahu :) rahat olun. Başka bir yazıda görüşmek üzere!